关于梳理汇编开放教育教学和教务管理文件的通知
点击数:    更新时间:2016-3-24

津电大督〔201320

 

校内相关部门:

按照2013年重点工作任务的要求,学校要对教学和教务管理文件进行梳理并汇编成册,为有效落实学校任务,现将有关工作安排如下。

一、文件梳理的范围

1.梳理范围:涉及开放教育招生管理、教学管理、考务管理、学籍管理、师资管理、资源建设与管理、评估督导、系统建设等8个方面的工作文件。

2.文件级别:面向系统发布的适用于学校开放教育(不含“一村一”)教学和教务管理工作的央校(国开)、学校和处级文件,对于仅规范本部门工作的制度不纳入本次汇编工作,如直属四学院内部的管理规定等。

3.涉及部门:招生与学生工作处、教务处、教学评估督导处、教学资源建设与管理处、教材中心、人事处等6个部门。

4.特别说明:为方便各部门审定,质管办依据国家开放大学相关文件暂将教学和教务管理工作划分为65个管理环节,并列入部门手册中的学校和处级相关文件(详见附件《开放教育教学和教务管理文件使用现状统计表》,以下简称“统计表”),各部门可根据实际情况提出修订意见。

二、文件梳理的实施

本次文件梳理汇编工作将按照“明确职责分工、清查现有文件、完善制度建设”三个步骤进行。

(一)明确部门职责分工,审定“管理环节”设置的准确性

相关部门结合岗位职责梳理本部门重点管理环节,审定“统计表”中划分的管理环节是否准确、责任部门是否合理。

操作:在“环节梳理结果”栏目的对应状态划“√”,需增加或修改的环节用红色字体标识“管理环节名称”。

(二)清查现有文件的适用情况

审定“统计表”中列出的文件的适用状态,应避免出现一事多文或遗漏制度的情况。

操作:在“文件核查结果”栏目的对应状态划“√”。

1.  对“统计表”中未列出,而实际已发布实施的各级各类文件,可直接在表内插入行做“增加”。

2.  对需补充制定的新文件,可直接在表中插入行做“新建”,同时填入拟定的文件名称。

3.  “统计表”中列出的“适用、修订、增加”的文件,请补充完善相关信息,例如部门手册编号、文号、文件级别等。

4.  对于标注“修订”、“新建”的文件,请明确“拟完成时间”。

(三) 完善制度文件体系

本次梳理结果经校领导审定后,各部门开始修订完善相关制度文件,质管办据此汇编我校开放教育教学和教务管理文件汇编,并在学校OA系统的公共文件柜内发布,逐步推进电子化文件管理。

    三、梳理汇编的时间安排

1.请相关部门1225日(周三)前,将填写完整的“统计表”和其中标注“适用”、“增加”的文件(电子版)通过OA传送质管办。

2. 各相关部门新建的开放教育教学和教务管理文件,请于审批实施后一日内将文件(电子版)通过OA传送质管办。

3. 请部门指派1名内审员负责此项工作,于1218日(周三)15:302号楼701室(质管办办公室)参加相关工作说明会。

 

附:开放教育教学和教务管理文件使用现状统计表(质量管理体系文件梳理)

 

                                       20131217

 

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