上级来文运转程序
点击数:    更新时间:2009-11-10

、文件接收

(一)校收发室每日接收到外来信件,即时送交校办行政秘书。

(二)每日8301400,校办档案管理员查看下载市教委办公网文件,校办综合秘书在OA办公网下载中央电大远程文件。

(三)行政秘书按照文件来源机关、文号,分市委、市政府、市教委、中央电大等十一种类别在《收文登记本》进行登记,并逐份加盖“收文章”,注明收文日期。

二、文件传阅

(一)行政秘书将已接收登记的上级文件送交办公室主任阅批,签署拟办意见。

(二)行政秘书根据办公室主任阅批意见将文件分别放入相应校领导文件传阅夹(外来文件),送至各位校领导及有关部门领导传阅,并负责督促及时归还文件。督促各位领导之间文件不可横传。

(三)报送规则:校长文件传阅夹每日1700后报送一次;其他校领导文件传阅夹每日11001700报送两次。急件或特急件可在登记后随时报送。报送顺序为书记、校长、副书记、副校长、纪检书记。

(四)行政秘书根据校领导签批意见,针对需送校内部门传阅的文件,在《部门发文本》进行登记后通知部门文秘人员取件,在《部门发文本》签字后领回,并要求及时送交部门负责人。

(五)上级文件部门传阅后,由部门文秘人员及时归还校办行政秘书,签字后(部门发文本)由办公室行政秘书在发文本上注销。

(六)应由多部门传阅的文件,须及时通知相关部门取件,复印,原件由承办部门负责人或相关人员签收后交校办留存。

三、文件保存

(一)传阅后的文件按照文件来源机关和文号分类保存、备查。

(二)根据《天津广播电视大学文件材料归档范围和保管期限表》的归档要求,清点接收的所有上级文件,次年二季度中旬将上年文件全部送交校档案室归档。